Cómo solucionar los desafíos del equipo virtual antes de que sucedan

Cómo solucionar los desafíos del equipo virtual antes de que sucedan
Los equipos de ventas y servicio al cliente están cambiando. En lugar de tener personas sentadas en cubículos durante ocho horas al día para hacer llamadas, las compañías ahora están aprovechando la última tecnología de computación en la nube para crear equipos virtuales cuyos miembros se distribuyen por todo el mundo, hablando con clientes potenciales y actuales en sus ubicaciones individuales.

Los equipos de ventas y servicio al cliente están cambiando. En lugar de tener personas sentadas en cubículos durante ocho horas al día para hacer llamadas, las compañías ahora están aprovechando la última tecnología de computación en la nube para crear equipos virtuales cuyos miembros se distribuyen por todo el mundo, hablando con clientes potenciales y actuales en sus ubicaciones individuales.

Si bien este modelo puede parecer intimidante, se puede aplicar fácilmente en todos los tipos de empresas, sin importar el tamaño o el sector. En última instancia, puede equipar a su equipo para el éxito si se implementa correctamente.

Los equipos virtuales no son una tendencia pasajera. Tienen beneficios en el mundo real, que incluyen los siguientes:

Relacionado: Workers Without Borders: Managing the Remote Revolution

Un conjunto más amplio de talentos. Las empresas ya no se limitan a reclutar talentos locales o aquellos que desean mudarse. Las empresas ahora pueden enfocarse en encontrar el mejor talento, sin importar dónde vivan estas personas.

Cobertura expansiva. Si se dirige a un mercado que abarca varias zonas horarias, los equipos virtuales pueden jugar un papel fundamental. Los equipos virtuales brindan a los empleados de costa a costa sin exigirles que trabajen fuera del horario normal de trabajo.

Menores costos operativos. Las oficinas virtuales tienen un costo de alquiler o de servicios públicos limitado o nulo, lo que libera recursos para otras tareas de misión crítica.

Beneficios del estilo de vida personal. Trabajar para un negocio virtual brinda ventajas a los empleados, como horarios flexibles y sin viajes diarios: dos beneficios que las empresas tradicionales no ofrecen.

No obstante, los equipos virtuales no son inmunes a los desafíos. Aquí hay un par de obstáculos que he experimentado:

Comunicación efectiva. En un lugar de trabajo virtual, un empleado no puede simplemente caminar por el pasillo para hacerle a un colega una pregunta rápida ni puede reunir fácilmente a todos para una reunión de improviso. En cambio, el empleado debe esperar hasta que los colegas respondan a un correo electrónico o tomen una llamada. Estos métodos impersonales de comunicación pueden impedir la claridad y la comprensión.

Fomentando la camaradería de la oficina. Incluso cuando los humanos alcanzan los más altos niveles de sofisticación con la tecnología, son seres sociales. Anhelan la interacción personal y pueden luchar con el trabajo cuando una oficina no lo proporciona. Es más difícil generar confianza y trabajo en equipo cuando las personas no se ven todos los días.

Por formidables que sean estos desafíos, pueden superarse y prevenirse antes de que ocurran. Aquí hay cuatro estrategias que pueden ayudar a los equipos virtuales a superar los obstáculos:

Relacionado: 3 Cualidades que cada administrador remoto necesita (Infografía)

1. Definir expectativas A medida que se prepara para evaluar el desempeño de los empleados en función de los resultados, tenga en claro los resultados requeridos y los plazos.Deje que los miembros del equipo conozcan las métricas que se utilizan para evaluar su rendimiento. Recuerde que algunas personas necesitan ayuda para aprender a ser productivo en un entorno remoto y pueden necesitar tiempo y capacitación para adaptarse.

2. Comunicar. Trate de no hacer suposiciones sobre qué información ya se ha proporcionado y qué no. En su lugar, proporcione y pida información de manera proactiva para garantizar que todos estén en sintonía. Es fácil que la información se filtre accidentalmente si un administrador depende de varias personas para pasar información a sus equipos.

Asegúrese de que todos los empleados conozcan los proyectos en los que todos los demás están trabajando y el progreso que están logrando. La transparencia es fundamental cuando se administra un equipo virtual, ya que mejora la colaboración y la comunicación.

3. Aproveche la tecnología. Es fundamental aprovechar al máximo la tecnología para formar un equipo virtual productivo. Realice videollamadas semanales en Skype o Google Hangouts para simular la interacción cara a cara.

Al compartir documentos, los servicios basados ​​en la nube como Google Drive y Dropbox eliminan la necesidad de enviar y recibir correos electrónicos constantemente. Reclute la ayuda del software de intranet basado en la nube para combinar estas funcionalidades en un entorno de marca.

4. Invierte en interacciones cara a cara. Nada supera la comunicación en persona, así que planifíquelo y haga un presupuesto para ello. Los retiros anuales pueden tener un gran impacto. Si los empleados virtuales se encuentran cerca el uno del otro, anímelos a reunirse regularmente para intercambiar ideas, solucionar problemas o simplemente para conocerse mejor.

Relacionado: Cómo un gerente puede promover el 'Futuro del trabajo'