Ir sin papel todavía está en el futuro en muchas empresas

Ir sin papel todavía está en el futuro en muchas empresas
Seamos honestos: en realidad solo hay dos tipos de papel que siguen siendo relevantes en nuestra sociedad moderna: 1. Efectivo, aunque la necesidad de papel moneda está desapareciendo rápidamente con transacciones electrónicas tanto grandes como pequeñas. 2. Papel higiénico, ¿o es más educado llamarlo "papel higiénico"?

Seamos honestos: en realidad solo hay dos tipos de papel que siguen siendo relevantes en nuestra sociedad moderna:

1. Efectivo, aunque la necesidad de papel moneda está desapareciendo rápidamente con transacciones electrónicas tanto grandes como pequeñas.

2. Papel higiénico, ¿o es más educado llamarlo "papel higiénico"?

El efectivo todavía sirve como medio de intercambio en todo el mundo y continúa dominando en transacciones pequeñas. Incluso con inventos modernos como el bitcoin y las billeteras electrónicas, pocas personas quieren entregar tímidamente su tarjeta de débito al empleado del 7-Eleven local para comprar ese $ 1. 25 Coca-Cola dietética.

Relacionados: Cómo compartir documentos en la nube, de forma segura

Aparte de los franceses, que han estado trabajando en un reemplazo para el papel higiénico a través de un medio que involucra alta potencia (y ¡con suerte, calor! ) boquillas de agua, ¿alguien realmente quiere ir completamente sin papel? ¡Aquí hay un voto para la producción continua de papel higiénico! ¿Recuerdas el video Emma Paperless Future?

En el mundo de los negocios, & ldquo; ir sin papel y rdquo; es tan cliché que hace que "ganar-ganar" y "pensar fuera de la caja" parezcan nuevos y frescos, pero la dependencia del papel tiene costos reales. En la oficina típica, la información se almacena en uno de tres formatos:

1. Papel en el archivador tradicional o en la caja de almacenamiento.

2. Archivos electrónicos existentes, incluidos PDF, Word, Excel, JPEG, MPEG, etc.

3. Correos electrónicos

Esto probablemente suene familiar porque así es como la mayoría del mundo aún almacena y accede a los archivos de los que dependen sus empresas. Considere las siguientes estadísticas de estudios adicionales.

En promedio, por cada 30 copias que imprimen los trabajadores, el 39 por ciento se tira a la papelera. Peor aún, los hábitos de impresión de los encuestados han aumentado en los últimos cinco años. Esos archivadores son pesados ​​y ocupan un montón de costosos bienes raíces en su oficina. Un archivador de cuatro cajones contiene 15, 000-20,000 páginas, cuesta $ 25,000 para llenar y $ 2,000 para mantener cada año.

Relacionado: Paper Cut

Según una encuesta reciente de YouGov, las pequeñas y medianas empresas en el Reino Unido pierden el equivalente a $ 70 millones por día en busca de documentos. De hecho, reduce. org informa que el costo de usar papel en su oficina oscila entre 13 y 31 veces el costo de comprar el papel. En caso de que aún no esté convencido, se estima que EE. UU. Invierte $ 460 mil millones (¡sí, mil millones !) En salarios solo para administrar la sobrecarga de información basada en papel. Eso es una gran cantidad de dinero y tiempo desperdiciado en la tecnología de la vieja escuela.

Volvamos al cliché mencionado anteriormente y & ldquo; pensar fuera de la caja y rdquo; por un momento. Vivimos en un mundo en el que los automóviles pueden conducir pronto y podemos buscar en Google a través de nuestros anteojos.Seguramente hay una forma mejor de administrar la información que las 10,000 hojas de papel de copia que el trabajador de oficina promedio usa por año. La "mejor manera" y la solución a este problema de miles de millones de dólares es un software de gestión de documentos robusto, seguro, sin papel .

Con la solución de administración de documentos correcta (DMS), los archivos perdidos pasan a formar parte del pasado. Incluso un documento mal archivado se puede recuperar fácilmente con las funciones de indexación de palabras clave y reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que buscan una base de datos completa en cuestión de segundos. Es difícil hacer una copia de seguridad de un archivador físico, pero con un buen DMS, cada archivo escaneado se respalda automáticamente y se almacena en un entorno altamente seguro.

Atrás quedaron los días de trabajo 9-5 en una ubicación. La fuerza de trabajo de hoy dedica horas locas de todo tipo de lugares. Un DMS basado en la nube le brinda la posibilidad de acceder a cualquier archivo y al mismo tiempo mantener todas las normas de seguridad y cumplimiento, ya sea desde el aeropuerto, su automóvil, en la playa o desde cualquier dispositivo.

La seguridad y el cumplimiento son dos de las consideraciones más importantes cuando no se necesita papel. Compartir archivos confidenciales por correo electrónico puede significar que usted es responsable y está abierto a litigios. Posiblemente exponer información de identificación personal puede ser un error de un millón de dólares. Su DMS debe ofrecer un portal de cliente y un sistema seguro de transferencia de archivos usando protocolos encriptados. Un portal web elimina todos los costos de envío por correo, no tiene limitaciones de tamaño o seguridad de correo electrónico y agrega comodidades como notificación de seguimiento y marca personalizada.

Ni siquiera hemos mencionado el efecto ecológico de no usar papel. Si le molesta que los EE. UU., Con menos del 5 por ciento de la población mundial, consuma más del 30 por ciento del papel del mundo, entonces el software de gestión de documentos realmente debería emocionarlo.

Además de depender de papel higiénico y dinero en efectivo, ya no existe un motivo para resistir la revolución sin papel. Una vez que haya implementado el DMS correcto, se preguntará cómo se las arregló sin él.

Relacionado: Papeles ausentes