Una solución de 2 pasos para domesticar a la bestia de correo electrónico

Una solución de 2 pasos para domesticar a la bestia de correo electrónico
Lo llamo & ldquo; el estremecimiento y rdquo; - La manifestación física de incomodidad cuando una tarea indeseable grita por mi atención. Anexo A: Mi bandeja de entrada de correo electrónico desbordante. ( shiver shiver shiver) Voy a hacer una conjetura salvaje aquí y asumir que tu bandeja de entrada tampoco está vacía y quizás también te dé escalofríos.

Lo llamo & ldquo; el estremecimiento y rdquo; - La manifestación física de incomodidad cuando una tarea indeseable grita por mi atención. Anexo A: Mi bandeja de entrada de correo electrónico desbordante. ( shiver shiver shiver) Voy a hacer una conjetura salvaje aquí y asumir que tu bandeja de entrada tampoco está vacía y quizás también te dé escalofríos.

El escalofrío se pone tenso como respuesta a una tarea poco atractiva e inacabada. Cada vez que tiemblo, gasto un poco de energía. ¿Qué obtengo a cambio? Zilch. Gastar constantemente sin recompensa a cambio es una receta para una cosa: agotamiento. ¿El correo electrónico es una herramienta útil o una carga opresiva? ¿Te hace más productivo o simplemente aumenta tu estrés? La respuesta es ... ambas.

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Hay es una forma de optimizar los aspectos positivos del correo electrónico y de devolverle el golpe al monstruo en el que tan fácilmente se puede convertir. Domar a la bestia de correo electrónico es un proceso de dos pasos. Una vez que abordas el primer paso, el segundo es relativamente fácil. Primer paso: llegar a cero. Paso dos: quédate allí. ¡Es más fácil de lo que piensas!

Llegando a cero. La primera vez que pensé en borrar por completo mi bandeja de entrada, había acumulado 5.000 correos electrónicos. Fue un número abrumador, hasta que me di cuenta de un hecho importante: el 99 por ciento de ellos carecían de valor. En el mejor de los casos, eran un paso minúsculo sobre el correo basura, y la mayoría de ellos ni siquiera calificaban como eso. ¿Por qué me aferraba a tanta basura sin valor? O mejor dicho, ¿por qué estaba dejando que me agarrara?

La primera parte de llegar a cero es enamorarse de su botón Eliminar. Establezca la norma de tener un dedo sobre el botón Eliminar cada vez que revise su bandeja de entrada, y luego sea francamente listo para disparar. Piénselo en términos de establecer nuevos registros de velocidad para eliminar mensajes. (Aquí está la red de seguridad: el correo electrónico eliminado va a la papelera y se queda allí hasta que lo vacíes). ¡Las personas en las oficinas cercanas deberían acostumbrarse a un sonido de tapping incesante que proviene de su espacio mientras elimina como el viento!

La siguiente parte del primer paso es para David Allen tus mensajes. Si nunca ha leído su libro, Getting Things Done , debería hacerlo. Mi adaptación de los principios de Allen proporciona un proceso jerárquico de cuatro pasos para la administración del correo electrónico:

  • Opción 1: Eliminarlo.
  • Opción 2: Delegalo. Encuentra la persona adecuada para reenviar mensajes y luego eliminarlos de tu bandeja de entrada. Esto es particularmente importante cuando realiza su purga inicial.
  • Opción 3: Hazlo. Siga la regla de los dos minutos: si puede realizar una tarea en menos de dos minutos, hágalo de inmediato. Se sorprenderá de cuántos correos electrónicos se pueden responder en muy poco tiempo.Responda rápidamente a todos los mensajes a los que puede responder en menos de dos minutos y luego bórrelos. Importante: si encuentra un mensaje de correo electrónico que requiera más de dos minutos de su tiempo, elija otra opción para él.
  • Opción 4: Diferirlo. Designe un momento específico para tratar mensajes específicos e ingrese estos tiempos como tareas en su calendario.

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Después de que David Allen haya acumulado la pila de mensajes en su bandeja de entrada, coloque los mensajes restantes en carpetas. Cada programa de correo electrónico en el planeta le permite configurar carpetas. Una vez que haya creado y etiquetado varias carpetas para guardar sus mensajes de correo electrónico, es posible que todavía tenga algunos mensajes persistentes y difíciles de categorizar. (Yo llamo a estos los & ldquo; iffys & rdquo; y pueden acumularse por cientos si no lo miras!) Para cualquier mensaje dudoso, crea una carpeta llamada & ldquo; correos electrónicos a los que probablemente nunca accederé, pero me sentiré culpable de borrarlos. & rdquo; Ponga todos los mensajes restantes en esta carpeta (¡créanme, usted no los va a perder!) Y luego tómese un momento para contemplar la gloria que es su bandeja de entrada recién vaciada. ( Cue el coro celestial cantando una sola nota.)

Permaneciendo en cero: tirando diariamente. Una vez que recibas tu bandeja de entrada en cero (¡es una gran sensación!), Estarás motivado para mantenerla allí. Adoptar algunas prácticas simples lo equipará para lograr esto.

  1. Designe horas específicas para consultar el correo electrónico. Es simplemente una mala gestión del tiempo manejar cada correo electrónico a medida que entra. Apaga la maldita cosa durante 90 minutos, haz algo de trabajo y solo revisa tu bandeja de entrada durante los horarios que hayas designado para eso. (Si está acostumbrado a hacer clic en su correo electrónico varias veces por hora, esto requerirá algunos ajustes. ¡Pero puede hacerlo! Mantenga sus ojos en el premio.)
  2. Vaya a sus sesiones de correo electrónico con las cuatro opciones de David Allen en mente. Recuerde que la primera opción siempre es eliminar .
  3. Resista la tentación de decirse a sí mismo, & ldquo; Voy a llegar a eso más tarde. & rdquo; Esto generalmente sucede porque estamos examinando casualmente nuestros correos electrónicos, en lugar de utilizar nuestro tiempo estratégicamente para tomar decisiones al respecto. Estoy seguro de que la gran mayoría de los 5.000 mensajes de correo electrónico que tomaron residencia permanente en mi bandeja de entrada comenzaron cuando hice la pseudo decisión de & ldquo; llegar a eso más tarde y rdquo; -- Una y otra vez.
  4. Haz que sea un juego y celebra la victoria. Mirar mi bandeja de entrada completamente vacía me trae una sonrisa a la cara. Todo se explica y no hay nada pendiente de mi cabeza. Veme!

Permitir que el correo electrónico lo agobie y reduzca su productividad es una tontería. Trabaja inteligentemente, evita el agotamiento y acepta la libertad de una bandeja de entrada vacía. Hay cosas suficientes en la vida que le dan escalofríos: la tiranía del correo electrónico no tiene que ser una de ellas.

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